System klasy WorkFlow nie może funkcjonować w firmie jako samotna wyspa i niemal zawsze współpracuje z systemami do zarządzania przedsiębiorstwem z jakich korzysta firma. Sam zakres współpracy bywa już różny w zależności od tego do czego WorkFlow jest wykorzystywane. Szczególnym i chyba jednym z najciekawszych przykładów takiej integracji jest proces weryfikacji, akceptacji i dekretacji faktu kosztowych.
Integracja taka może być zrealizowana na kilka sposobów w zależności od ilości faktur rejestrowanych w ciągu miesiąca.
W obiegu faktury kosztowej zwykle znajdują się następujące „stany” faktury:
· Rejestracja
· Opis Merytoryczny
· Akceptacja
· Księgowanie
· Archiwum
Integracja z systemem ERP zwykle wykonywana jest podczas przejścia z kroku akceptacji do kroku księgowania i w krokach następnych (oczywiście poza podstawową dla większości procesów integracją ze słownikami kontrahentów z systemu ERP, która jest wykorzystywana już na etapie rejestracji dokumentu). Faktura zaakceptowana przez osoby upoważnione (jedną lub wiele) może zostać automatycznie zaksięgowana w systemie ERP. Zwykle jest to tzw. bufor, nazywany różnie w różnych systemach np. obszar przejściowy, faktura a-vista, faktura niezaakceptowana itp. Księgowym pozostaje jedynie sprawdzenie poprawności przeniesionej z systemu WorkFlow faktury i wygenerowanie dekretów księgowych.
Gdy na etapie opisu merytorycznego faktura zostanie opisana słownikami pobranymi z systemu ERP takie księgowanie w zasadzie sprowadza się do sprawdzenia poprawności wpisu. Księgowość może obejrzeć skan faktury i jej opis poprzez klikniecie w link przekazany do systemu ERP. Od momentu wpisu faktury do systemu ERP system WorkFlow może automatycznie „dopytywać” się o daną fakturę tj., jaki jest jej stan/status w systemie księgowym i podjąć odpowiednie działania np. w przypadku odrzucenia faktury lub braku akceptacji danej faktury system WorkFlow może automatycznie odesłać ją do osób opisujących z odpowiednim komentarzem lub przenieść ja do archiwum faktur zaksięgowanych.
Taka integracja może również bardzo ułatwić prace np. opiekunom klienta. W przypadku wstrzymania płatności za fakturę lub gdy zostanie przekroczony termin płatności opiekun klienta może zostać o tym fakcie poinformowany automatycznie przez system WorkFlow lub wyświetlić na raporcie wszystkie faktury wymagające uwagi. Każda zmiana statusu faktury w systemie księgowym może być automatycznie uaktualniana w WorkFlow aż do momentu jej rozliczenia i przeniesienia do archiwum. Co ważne, wszystkie informacje o fakturze dostępne są bez dostępu do systemu ERP!
System WebCon Business Process Suite realizuje wszystkie wyżej opisane funkcjonalności integrując się w zasadzie z każdym napotkanym u klienta systemem ERP. Wpis do systemu ERP może odbywać się synchronicznie tj. od razu po zaakceptowaniu faktury do księgowania lub asynchronicznie np., co dwie godziny, raz na koniec dnia lub np. dopiero po spełnieniu dodatkowego warunku. Integracja polega zwykle na wykorzystaniu API systemu z którym następuje integracja. Możliwe jest również wykorzystanie procedur obsługujących funkcjonalności wpisywania faktur do systemu gdy takie istnieją lub jest możliwość ich stworzenia przez konsultantów systemu ERP lub pracowników firmy.
0 komentarze:
Prześlij komentarz