Integracja WorkFlow z systemami klasy ERP

2010-10-05T15:15:00.000+02:00

System klasy WorkFlow nie może funkcjonować w firmie jako samotna wyspa i niemal zawsze współpracuje z systemami do zarządzania przedsiębiorstwem z jakich korzysta firma. Sam zakres współpracy bywa już różny w zależności od tego do czego WorkFlow jest wykorzystywane. Szczególnym i chyba jednym z najciekawszych przykładów takiej integracji jest proces weryfikacji, akceptacji i dekretacji faktu kosztowych.

Integracja taka może być zrealizowana na kilka sposobów w zależności od ilości faktur rejestrowanych w ciągu miesiąca.

W obiegu faktury kosztowej zwykle znajdują się następujące „stany” faktury:

· Rejestracja

· Opis Merytoryczny

· Akceptacja

· Księgowanie

· Archiwum

Integracja z systemem ERP zwykle wykonywana jest podczas przejścia z kroku akceptacji do kroku księgowania i w krokach następnych (oczywiście poza podstawową dla większości procesów integracją ze słownikami kontrahentów z systemu ERP, która jest wykorzystywana już na etapie rejestracji dokumentu). Faktura zaakceptowana przez osoby upoważnione (jedną lub wiele) może zostać automatycznie zaksięgowana w systemie ERP. Zwykle jest to tzw. bufor, nazywany różnie w różnych systemach np. obszar przejściowy, faktura a-vista, faktura niezaakceptowana itp. Księgowym pozostaje jedynie sprawdzenie poprawności przeniesionej z systemu WorkFlow faktury i wygenerowanie dekretów księgowych.

Gdy na etapie opisu merytorycznego faktura zostanie opisana słownikami pobranymi z systemu ERP takie księgowanie w zasadzie sprowadza się do sprawdzenia poprawności wpisu. Księgowość może obejrzeć skan faktury i jej opis poprzez klikniecie w link przekazany do systemu ERP. Od momentu wpisu faktury do systemu ERP system WorkFlow może automatycznie „dopytywać” się o daną fakturę tj., jaki jest jej stan/status w systemie księgowym i podjąć odpowiednie działania np. w przypadku odrzucenia faktury lub braku akceptacji danej faktury system WorkFlow może automatycznie odesłać ją do osób opisujących z odpowiednim komentarzem lub przenieść ja do archiwum faktur zaksięgowanych.

Taka integracja może również bardzo ułatwić prace np. opiekunom klienta. W przypadku wstrzymania płatności za fakturę lub gdy zostanie przekroczony termin płatności opiekun klienta może zostać o tym fakcie poinformowany automatycznie przez system WorkFlow lub wyświetlić na raporcie wszystkie faktury wymagające uwagi. Każda zmiana statusu faktury w systemie księgowym może być automatycznie uaktualniana w WorkFlow aż do momentu jej rozliczenia i przeniesienia do archiwum. Co ważne, wszystkie informacje o fakturze dostępne są bez dostępu do systemu ERP!

System WebCon Business Process Suite realizuje wszystkie wyżej opisane funkcjonalności integrując się w zasadzie z każdym napotkanym u klienta systemem ERP. Wpis do systemu ERP może odbywać się synchronicznie tj. od razu po zaakceptowaniu faktury do księgowania lub asynchronicznie np., co dwie godziny, raz na koniec dnia lub np. dopiero po spełnieniu dodatkowego warunku. Integracja polega zwykle na wykorzystaniu API systemu z którym następuje integracja. Możliwe jest również wykorzystanie procedur obsługujących funkcjonalności wpisywania faktur do systemu gdy takie istnieją lub jest możliwość ich stworzenia przez konsultantów systemu ERP lub pracowników firmy.

Obieg dokumentów w SharePoint...?

2010-08-23T14:38:00.002+02:00

Jestem za… a nawet przeciw. Tak w telegraficznym skrócie można przedstawić moje (nasze) doświadczenia z realizacją obiegów dokumentów i BPM (Business Process Management) na platformie SharePoint.

Praktyka pokazuje, że platforma SharePoint jest doskonałym interfejsem pracy grupowej i choćby z tego powodu musi być poważnie brana pod uwagę w przedsięwzięciach takich jak wdrożenie obiegu dokumentów. Trudno jest też przecenić fakt, że dzięki darmowej bądź co bądź wersji WSS (Foundation), w zasadzie każde większe przedsiębiorstwo ma obecnie za sobą jakieś doświadczenia w pracy z portalem i jego administracją.

Co jednak ważniejsze doświadczenie z użyciem narzędzia mają przede wszystkim użytkownicy końcowi – osoby, które będą za jego pośrednictwem rejestrować dokumenty, opisywać je analitycznie, dekretować księgowo, akceptować, itd… Warto tutaj nadmienić, że interfejs nowego SharePointa, w odsłonie 2010, jest jeszcze bardziej ‘znajomy’ i wygodny z punktu widzenia Kowalskiego.

Koniec końców werdykt może być tylko jeden – wdrożenie systemu obiegu dokumentów, tudzież BPM, to przecież jedno z najtrudniejszych wyzwań organizacyjnych na jakie może natrafić dyrektor IT, lepiej więc by interfejs użytkowników zachęcał do pracy – nie zniechęcał! 1:0 dla SharePoint.

Tak więc wybraliśmy SharePointa, podkasaliśmy rękawy i zabieramy się za wytężoną pracę przy modelowaniu swoich pierwszych obiegów. Z pomocą przychodzą nam przykładowe procesy zamodelowane i dostępne standardowo w MOSS (approval workflow, collect feedback workflow, collect signatures workflow, disposition approval workflow, translation management workflow), a nawet WSS (three-state workflow). Wspólną ich cechą jest stosunkowo niewielki stopień skomplikowania, mimo to wydają się być dobrym punktem wyjścia dla dalszej pracy - tym bardziej, że do naszej dyspozycji otrzymujemy narzędzie jakim jest SharePoint Designer.

W praktyce, narzędzie sprawdza się nawet nieźle, gdy zamodelować chcemy proste obiegi dokumentów, o prostych ścieżkach akceptacji. Poziom skomplikowania problemów jakie stawia przed nami biznes okazuje się być jednak często dużo, dużo większy.

Z końcem ubiegłego roku wpadł mi w ręce raport Gartnera na temat Business Process Management na platformie SharePoint, a przeczytałem w nim między innymi to:

Although SharePoint provides integrated document workflow as well as forms (InfoPath) workflow as a base set of capabilities to support common end-user scenarios, enterprise developers and business professionals have found that delivering "processes ready for people" requires more effort than they expected and additional technology for even straight-through workflow solutions, let alone BPMS usage scenarios. Microsoft's "people-ready processes" vision isn't easily achievable without custom-built extensions to Office SharePoint Server (MOSS) 2007 with Silverlight RIA technologies or BPMS partner technologies.

Oczywiście, Ci którym dane było poznać tajniki workflow na platformie SharePoint mogą dość szybko (i zresztą zgodnie z prawdą) skwitować cały wywód stwierdzeniem - 'bzdura, wszystko się da!'. I owszem... tyle tylko, że w praktyce to właśnie w tym miejscu zatrzymuje się całkiem pokaźna ilość znanych mi działów IT, odkładając realizację obiegu dokumentów na bliżej nieokreśloną przyszłość. Trochę szkoda, wziąwszy pod uwagę, że projekty BPM gwarantują jeden z najwyższych ROI (najszybszych zwrotów z inwestycji) w całej branży IT...

Co więc robić? Brnąć dalej w SharePointa? Wybrać inne rozwiązanie? A może zrezygnować z obiegów w ogóle?

Ponieważ trzeba być w życiu ‘twardym a nie miętkim’;-), opcję trzecią zamaszystym ruchem wykreślamy z listy i zaczynamy się zastanawiać nad dwiema pierwszymi. Zastanawiamy się, myślimy, kombinujemy… z zapałem godnym naśladowania przeczesujemy przepastne zasoby Internetu… Aż pewnego dnia dochodzi do nas, że z tych dwóch alternatyw najlepszą są… obie. Obie jednocześnie.

Okazuje się bowiem, że na rynku dostępne są rozwiązania, które z SharePointem się bardzo ściśle integrują, lub są wręcz na nim oparte, jednocześnie jednak oferują pokaźny warsztat możliwości, dzięki którym nie rezygnując z zalet technologii Microsoftu (a o nich przecież nikogo nie trzeba przekonywać:), można łatwo i skutecznie modelować obiegi i co jeszcze ważniejsze – sprawnie (i tanio!) nimi zarządzać w przyszłości.

Ten ostatni warunek jest w przypadku systemów BPM i DMS szczególnie istotny. Dlaczego? Po części dlatego, że procesy biznesowe firm zmieniają się bardzo często (niekiedy nawet kilka razy w ciągu roku!) a siłą systemu tej klasy musi być możliwość szybkiego reagowania na zmiany w obowiązujących procedurach.

W dużej mierze jednak zmiany w zamodelowanych procesach nie będą wcale sterowane zewnętrznie, ale to sam system BPM, dostarczając informacji zwrotnej o efektywności poszczególnych ścieżek akceptacji, tworzących się wąskich gardłach i dostrzeżonych problemach, wymuszać będzie na administratorach systemu wprowadzanie zmian mających na celu optymalizację procesu. I tak w nieskończoność – ku uciesze Zarządu firmy, której koszty będą spadać, a efektywność wzrastać... Piękne?

Aby jednak doprowadzić do tej jakże pięknej sytuacji, potrzebne jest narzędzie, które we współpracy z SharePointem zapewni:
• Przyjazny interfejs użytkownika,
• Łatwe modelowanie procesów i obiegów,
• Skuteczne i pewne zarządzanie zmianami w procesach,
• Raportowanie i analizę efektywności,
• Wydajny (!) i elastyczny silnik workflow, który będzie w stanie obsługiwać kolejne obiegi i kolejne procesy…

Z mojego doświadczenia wynika, że w zasadzie każda z firm, której udało się sprawnie zakończyć swój pierwszy projekt BPM, inwestuje swoje środki w kolejne jego odsłony – automatyzuje kolejne procesy i realizuje obiegi kolejnych dokumentów.
Wszystko wskazuje więc na to, że raz wybrane narzędzie BPM na stałe wpisze się w krajobraz infrastruktury software'owej firmy. Lepiej więc wybrać dobrze ;-).

Szersze informacje na temat narzędzia jakie tworzymy w WebCon Solutions od 4 lat, a z którego korzystają dla optymalizacji swoich procesów m.in. takie firmy jak LPP (marki House, Reserved, Cropp, …), Emitel, Grupa Nowy Styl, MIG (marki Timberland, Lacoste, Sizeer) dostępne są tutaj.

IT okiem praktyka

Integracja WorkFlow z systemami klasy ERP

Obieg dokumentów w SharePoint...?